Hoe kan ik een schriftelijke overeenkomst maken voor verloren bagage?

Ik ben Marco, 31 jaar en reisagent uit Amsterdam. Tijdens een recent werktrip naar Rome is mijn bagage verloren gegaan. De luchtvaartmaatschappij heeft gezegd dat ik een schadevergoeding kan aanvragen, maar ik heb geen schriftelijke overeenkomst over de verloren bagage. Wat moet ik doen om een claim in te dienen? Heb ik nog speciale documenten nodig om dit te ondersteunen?